Secrétaire de Direction en Gare du Nord

Gare du Nord (Paris), la nuit. J'ai choisi cette photo car c'est comme ça que je préfère cette gare. L'ambiance y est particulière le soir

Mon premier emploi a été Secrétaire de Direction d'abord sur deux site de la société Servair puis pour Wagons-Lits suite à la nouvelle attribution du marché du service à bord des TGV Sud-Est par la SNCF.

Nordrail était une société en pleine montée en charge avec la mise en place de l'Eurostar puis de Thalys en plus des TGV Nord-Europe. Cette unité d'avitaillement était la plus moderne pour l'avitaillement de bord, née d'un accord entre Servair (Actionnaire majoritaire) et Wagons-Lits. 

Pour l'approvisionnement de l'Eurostar, par exemple, les décisionnaires étaient multiples et répartis sur trois pays :
- Cross Channel Catering Compagny pour le personnel de bord au départ de Londres, Bruxelles et Paris
- Rail Gourmet pour l'avitaillement au départ de Londres
- Restorail pour l'avitaillement au départ de Bruxelles
- Nordrail pour l'avitaillement au départ de Paris
- Touche Ross, Consultant en charge de la coordination
- SNCF
- SNCB
- Société Eurostar

En raison de sa proximité de nos locaux avec la Gare du Nord et l'accès directe à la zone Eurostar, l'ensemble de l'immeuble était placé en zone sous douane avec obligation de disposer d'accréditations pour circuler dans certains locaux.

Secrétariat de Direction

Ma mission première relevait du secrétariat de Direction classique (téléphone, courriers, compte-rendus de réunions, accueil des visiteurs du Chef d'établissement, gestion de son agenda, réservation de billets de trains, tables pour déjeuner, taxis, coursiers...).
La maîtrise de l'anglais et de l'allemand m'ont été très utiles. Grâce à ma bonne connaissance de l'allemand, j'ai pu assurer la traduction lors des rencontres avec les représentants allemands pour la mise en place du service à bord de Thalys.
Contre toute attente, même l'alsacien m'a été très utile. Il m'a permis d'anticiper les demandes de nos homologues flamands en comprenant leurs conversations entre eux. J'ai également eux des facilités pour apprendre deux trois mois de néerlandais pour pouvoir personnaliser l'accueil de nos homologues hollandais.

Gestion du planning des salles

La société Nordrail étant toute jeune et en plein recrutement, de nombreuses actions de formation interne étaient organisées dans nos locaux. Nous mettions également des salles à disposition des autres sites du groupe.
Des réunions de coordinations pour Eurostar avaient également  régulièrement lieu dans nos locaux, peut être en raison du charme de la vue sur le Sacré-Coeur depuis nos locaux...

Tout cela nécessitait une bonne gestion du planning d'occupation des 9 salles de réunion disponible et la mise en place de panneaux pour orienter les visiteurs vers la bonne salle.

La prêt de nos salles allait toujours de paire avec, au minimum la mise à disposition  d'un buffet de petit déjeuner (viennoiseries, jus d'orange frais et café). J'étais chargée des commandes et de l'encadrement du personnel chargé de la mise en place et du nettoyage des salles à l'issue des réunions.
Selon les demandes, je veillais également à fournir des plateaux repas pour le déjeuner.

Gestion des fournitures internes

A mon arrivée, chaque responsable de service disposait d'un catalogue complet du fournisseur pour une commande hebdo. Cette situation engendrait des commandes parfois fantaisistes, des stocks déraisonnables dans chaque service et une impossibilité à maîtriser les coûts.

A la demande du Chef d'Etablissement, je n'ai plus diffusé les catalogues dans les services et les ai remplacés par des bons de commandes internes avec un liste de produits sélectionnés en fonction des besoins des services et des prix. Les demandes devaient être obligatoirement validées par le Chef d'Etablissement pour être valides.
Dans une seconde étape, j'ai centralisé le stock de fournitures de l'ensemble des services dans un seul local fermé. Pour certains articles tels que le papier, j'avais entièrement repris la gestion des commandes.
Les frais de fournitures ont rapidement chuté...

Démarche assurance qualité

Le centre s'étant lancé dans une démarche assurance qualité ISO 9002, j'ai participé activement à la rédaction des procédures propres à mes activités dans le respect des normes.
Ceci m'a permis d'avoir une vision complète sur mes activités et parfois d'améliorer mes pratiques dans une optique de gain de temps.

Divers

En parallèle, le Chef d'Etablissement m'a chargée de la communication interne. Pour la communication externe, j'étais en relation avec la cellule de la branche ferroviaire. Cet aspect de mon expérience sera d'avantage développé dans la rubrique "communication" de ce blog.


Le Chef d'Etablissement étant ensuite nommé sur le site de le Gare de Lyon, il m'a proposé de le suivre ce que j'ai accepté.



Ce que ce premier emploi m'a apporté

Cette expérience a été très enrichissante car le Chef d'Etablissement, Jean-Jacques GIMARD, était toujours à la recherche de solutions innovante pour l'amélioration des pratiques internes.

Il s'agissait, en permanence, d'organiser de nouveaux groupes de travail sur des thématiques variées (tutorat interne, tableaux de bord, journal d'entreprise, manifestations internes à destination du personnel...), d'améliorer le fonctionnement de tel ou tel service. Le mouvement était permanent dans cet établissement.

Monsieur Gimard m'a encouragée à participer à tout et à profiter de toutes les occasions pour élargir mon champ de connaissance. Il m'a appris qu'il fallait savoir repérer les priorités, à anticiper au possible afin d'éviter que les dossiers simplement importants ne deviennent urgents et importants.

Il m'a également amenée à réfléchir à la meilleure manière d'apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise. Il a rendu ce travail épanouissant car je disposais d'une certaine liberté pour gérer mes activités.